Druckkosten in Coworking Spaces automatisieren

Coworking Spaces sind bekannt für ihre dynamischen Umgebungen und kollaborativen Arbeitsstile. Doch hinter den Kulissen gibt es viele administrative Aufgaben, die effizient gemanagt werden müssen. Eine dieser Aufgaben ist die Abrechnung von Druckkosten. Hier lernst du, wie du die Druckkostenabrechnung mit ezeep, Google Sheets und PayPal automatisieren kannst. Das spart dir Zeit und gewährleistet, dass jede Person fair für ihre Druckkosten bezahlt.

Google Sheets für die Druckkostenabrechnung einrichten

Bevor du mit der Automatisierung beginnst, strukturiere deine Daten in Google Sheets. Richte dazu drei Tabellen für Kalkulation, Datenimport und Aggregation ein.

1. Kalkulationstabelle für Preise definieren

In dieser Tabelle definierst du die Druckkosten pro Seite. Das sorgt für Transparenz und Konsistenz für alle Nutzenden:

Überprüfe diese Kosten regelmäßig und passe du sie bei Bedarf an, um die Betriebskosten des Coworking Spaces zu decken.

2. CSV-Daten von ezeep importieren

Jeden Monat kannst du die Druckdaten von ezeep als CSV exportieren. Erstelle in Google Sheets eine eigene Tabelle für diesen Import. Eine solche Tabelle könnte so aussehen:

3. Aggregierte Tabelle für Gesamtkosten

Diese Tabelle konsolidiert die Daten aus der CSV-Datei und berechnet die Gesamtkosten pro Anwender.in. Die Abfrage könnte so aussehen:

'''sql

=QUERY(CSV-Tabelle!A:D, “SELECT A, B, C, SUM(D) WHERE A != ” GROUP BY A, B, C ORDER BY A”)

'''

Das Ergebnis ist eine übersichtliche Darstellung der Druckkosten pro Anwender.in:

Automatisierung mit Google Apps Script einrichten

Nachdem deine Daten in Google Sheets organisiert sind, kannst du Google Apps Script nutzen, um den Prozess zu automatisieren.

1. Den Script Editor öffnen

In Google Sheets findest du den Script Editor unter Erweiterungen > Apps Script.

2. Skript hinzufügen

Kopiere den folgenden Beispielcode und füge ihn in den Script Editor ein:

'''javascript

function sendPaymentLinks() {

var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName(“Aggregierte Tabelle”);

var data = sheet.getDataRange().getValues();

for (var i = 1; i < data.length; i++) {

var user = data[i][0];

var email = data[i][1];

var totalCost = data[i][2];

var paymentLink = createPaypalLink(email, totalCost);

MailApp.sendEmail(email, “Zahlung für Druckkosten”, “Hallo ” + user + “, Hier ist dein Zahlungslink für deine Druckkosten: ” + paymentLink);

}

}

function createPaypalLink(email, totalCost) {

// Hier musst du den PayPal-Zahlungslink basierend auf der E-Mail und den Gesamtkosten erstellen.

// Du kannst beispielsweise die PayPal’s “create payment” API nutzen.

// Alternativ kannst du auch den Zahlungslink per String-Operationen zusammensetzen.

}

'''

3. Berechtigungen und Ausführung prüfen

Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Berechtigungen hast, und führe das Skript aus, um Zahlungslinks an die Nutzenden zu senden.

Fazit

Die Verwaltung eines Coworking Spaces kann komplex sein, besonders bei der Abrechnung von Diensten wie dem Drucken. Mit dieser automatisierten Lösung, die ezeep, Google Sheets und PayPal verbindet, vereinfachst du den Prozess. So stellst du sicher, dass alle Nutzenden fair für ihre Druckkosten aufkommen.

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