Versteckte Druckkosten: Was Unternehmen wirklich für das Drucken bezahlen

Für viele Unternehmen ist das Drucken ein selbstverständlicher Bestandteil des täglichen Geschäfts. Oft werden Drucker und Druckkosten nur oberflächlich betrachtet, mit Fokus auf Hardware und Toner. Dabei sind die wahren Kosten des Druckens vielschichtiger und beinhalten eine Vielzahl versteckter Ausgaben. Diese verdeckten Kosten können sich auf Produktivität, IT-Ressourcen und Datensicherheit erheblich auswirken und das Budget langfristig belasten.

Dieser Artikel beleuchtet die typischen Kostenfallen des traditionellen Druckmanagements. Du erfährst, wie Cloud Printing dir helfen kann, versteckte Druckkosten zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

Druckkosten im Unternehmen: Ein Überblick

Die Druckkosten in deinem Unternehmen setzen sich aus mehreren Faktoren zusammen, die nicht immer direkt sichtbar sind. Es lohnt sich daher, zwischen direkten, indirekten und Verwaltungskosten zu unterscheiden und so deine Einsparpotenziale zu ermitteln.

• Direkte Kosten: Dazu zählen die physischen Kosten für Drucker und Zubehör wie Toner, Papier sowie Hardware-Supportverträge. Weitere direkte Kosten entstehen für PCs und Server, die oft alle 3-5 Jahre erneuert werden müssen. Auch der Energieverbrauch ist ein direkter Kostentreiber, besonders bei intensiver Drucknutzung. Sicherheitslösungen wie Virenschutz und Fernverwaltungstools verursachen ebenfalls Kosten.
• Indirekte Kosten: Indirekte Kosten entstehen oft durch die notwendige Unterstützung durch die IT-Abteilung bei Druckproblemen. Auch die verlorene Produktivität durch veraltete Hardware oder Software zählt dazu, wenn Mitarbeitende durch technische Einschränkungen Zeit verlieren.
• Verwaltungskosten: IT-Teams verbringen häufig viel Zeit mit der Verwaltung von Druckertreibern, der Aktualisierung von Software und der Lösung von Nutzerproblemen. Dies bindet personelle Ressourcen, die für strategische Projekte besser eingesetzt wären.

Welche versteckten Kosten gibt es im Druckmanagement?

Zu den direkten Kosten kommen noch versteckte Ausgaben, die im Druckmanagement verborgen sind. Diese verdeckten Kosten sind häufig schwer zu identifizieren und lassen sich wie folgt aufgliedern:

• Infrastrukturkosten: Die Einrichtung und Wartung eines Servers zur Verwaltung von Druckspooling sowie die Lizenzkosten für Betriebssysteme und Sicherheitssoftware können erheblich sein. Dazu kommen spezifische Kosten für eine ausfallsichere Umgebung zur Implementierung von Redundanz. Auch VPN-Kosten für die Einrichtung und Wartung sind relevant. Für Geräte, die keine Windows-Betriebssysteme nutzen, entstehen Integrationskosten, um Macs, iPads, iPhones, Android oder Chrome OS/Chrome Enterprise Browser in die Druckinfrastruktur sicher zu integrieren.
• Sicherheitsrisiken: Datenschutzverletzungen und Compliance-Verstöße können teuer werden, wenn Druckdaten ungesichert verwaltet werden. Besonders beim Umgang mit vertraulichen Informationen kann dies ein erhebliches Risiko für Unternehmen darstellen. Diese Kosten lassen sich durch die Risikominimierung senken, indem beispielsweise Server und Drucker sicher und isoliert eingerichtet werden.
• Fehlende Transparenz: Ohne eine transparente Analyse ist es oft schwierig, den tatsächlichen Druckbedarf und die Kosten im Unternehmen zu überwachen. Dies führt häufig zu Budgetüberschreitungen, da unerwartete Ausgaben für Druckprozesse auftreten.

Wie beeinflusst das Drucken deine Produktivität?

Neben den direkten Kosten hat das Drucken auch einen erheblichen Einfluss auf die Produktivität deiner Mitarbeitenden.

• Zeitverlust: Druckprobleme und lange Wartezeiten beeinträchtigen den Arbeitsablauf und kosten wertvolle Arbeitszeit. Zudem kann die Produktivität leiden, wenn Mitarbeitende gezwungen sind, auf ortsgebundene Druckoptionen zu setzen.
• Fehlende Mobilität: In einer zunehmend mobilen Arbeitswelt ist es ein Nachteil, wenn das Drucken nur an einem festen Standort möglich ist und keine mobile Druckoption besteht. Dies kann die Flexibilität einschränken, die viele Unternehmen für moderne Arbeitsplätze benötigen.
• Rolle der IT-Abteilung: Das Lösen von Druckproblemen bindet IT-Ressourcen, die für strategisch wichtige Projekte genutzt werden könnten. Dies führt oft zu einer Überlastung der IT und senkt die Effizienz der IT-Abteilung insgesamt.

Warum Cloud Printing deine Druckkosten senken kann

Cloud Printing bietet eine effiziente Möglichkeit, viele versteckte Druckkosten zu reduzieren und die Produktivität zu steigern. Die Auslagerung von Druckaufgaben an einen Cloud Printing-Anbieter wie ezeep kann deinem Unternehmen zahlreiche Vorteile bieten.

• Kosteneffizienz durch Auslagerung: Durch die Verlagerung auf die Cloud entfallen die Notwendigkeit und die Kosten für Server, Wartung und Infrastrukturanforderungen. Die IT-Abteilung kann sich auf strategische Aufgaben konzentrieren, anstatt sich um Druckprobleme kümmern zu müssen.
• Transparenz und Kontrolle: Cloud Printing ermöglicht eine zentrale Verwaltung und detaillierte Nutzungsberichte. Das hilft dir bei der Budgetplanung und beim Identifizieren von Kosteneinsparungen. Du kannst die Drucknutzung präzise nachverfolgen und steuern.
• Mobiles und flexibles Drucken: Cloud Printing unterstützt hybride Arbeitsplätze und ermöglicht das sichere, ortsunabhängige Drucken. Deine Mitarbeitenden können so problemlos von jedem Standort aus drucken und unterschiedlichste Geräte verwenden, ohne komplexe Konfigurationen vornehmen zu müssen.

Praktische Schritte zur Umstellung auf Cloud Printing

Für Unternehmen, die die Vorteile von Cloud Printing nutzen möchten, gibt es einige konkrete Schritte zur Umstellung. So machst du den Übergang reibungslos.

• Bedarfsanalyse: Eine gründliche Analyse der aktuellen Druckinfrastruktur ist entscheidend, um die genauen Kostentreiber zu identifizieren. Nur so lassen sich Einsparpotenziale realistisch einschätzen.
• Auswahl eines Anbieters: Bei der Wahl eines Cloud Printing-Anbieters solltest du auf Faktoren wie Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Integrationsfähigkeit achten. ezeep bietet eine besonders benutzerfreundliche Plattform, die sich problemlos in bestehende Systeme integrieren lässt und höchste Sicherheitsstandards erfüllt.

Fazit

Die Zusammensetzung der wahren Druckkosten ist komplexer, als es zunächst scheint. Versteckte Druckkosten können sich summieren und die Produktivität deines Unternehmens beeinträchtigen. Cloud Printing bietet eine flexible und kosteneffiziente Methode, um Druckkosten zu reduzieren, die IT-Ressourcen zu entlasten und gleichzeitig die Produktivität zu steigern.

ezeep hat eine hilfreiche Checkliste erstellt, wenn du deine Druckkosten kritisch hinterfragen möchtest: Mit diesen 10 Tipps senkst du deine Druckkosten. Analysiere jetzt deine Druckkosten und prüfe die Vorteile von Cloud Printing für dein Unternehmen.

Für weiterführende Informationen und eine maßgeschneiderte Beratung steht dir ezeep gerne zur Verfügung.