Hybrid Work, Remote Work, New Work: Spätestens, seitdem Corona unerfreulicherweise in unser aller Leben trat, begegnen dir diese Schlagworte überall in den Medien. Doch was bedeuten sie wirklich und wie gestalten sie unsere Arbeitswelt? Wir haben uns mit unserer CEO Charlotte Künzell über diese Begriffe und über ihre Einschätzung der jetzigen und zukünftigen Arbeitswelt unterhalten.
Viele Beschäftigte haben während der Pandemie positive Erfahrungen bei der Arbeit im Home-Office gemacht und möchten diese auch beibehalten. Auf der anderen Seite haben Arbeitgeber erfahren, dass Home-Office durchaus zur Produktivität der Arbeitnehmer beiträgt. Damit gehört die Mär, dass ein Tag Home-Office eigentlich eher ein halber Urlaubstag ist, nun endgültig der Vergangenheit an.
Letztendlich ist dieses Umdenken auch deshalb gelungen, weil nun die Infrastruktur und vor allem auch die Kommunikationswege vorhanden und geübt sind. Niemand ist mehr abgekoppelt, wenn er nicht im herkömmlichen Büro, sondern in seinem Home-Office arbeitet.
Ja, bei Beschäftigungen, die am Laptop, PC, Mac etc. erledigt werden können, sehe ich Hybrid Work auf dem Weg zum New Normal.
Hybrid Work steht für ein flexibles Modell, bei dem die Arbeitnehmer entscheiden können, ob sie im Büro oder an einem anderen geeigneten Ort arbeiten möchten. Du können also dort arbeiten, wo du deiner Meinung nach am produktivsten sein kannst und zu Arbeitszeiten, die am besten deine privaten mit den Firmeninteressen vereinbaren.
So ganz ohne Regelungen und Einschränkungen geht es jedoch in der Praxis nicht. Es muss zum Beispiel definiert werden, was “geeigneter Ort” bedeutet. Hier spielen auch eine ganze Menge gesetzliche Vorgaben eine Rolle. Außerdem ist es für den Zusammenhalt, für Kreativprozesse und letztendlich für die eigene Psyche notwendig, sich mit Menschen zu treffen, Teamtage mit Kollegen einzulegen und „Küchengespräche“ zu führen.
Ich bin sehr gespannt, wie weit die Remote-Work-Lawine rollen wird. Schon jetzt ist bemerkbar, dass die Loyalität zum Arbeitgeber abnimmt, wenn Mitarbeiter ausschließlich von zu Hause arbeiten. Es ist durchaus vorstellbar, dass es zukünftig speziell in der Softwarebranche kaum noch fest angestellte Mitarbeiter gibt, sondern dass sich Freelancer aus der ganzen Welt temporär virtuell zu Projektteams zusammenfinden.
Die erste Frage, die sich Kolleginnen und Kollegen aus der IT-Abteilung stellten, als es quasi von einem Tag zum anderen eine Home-Office-Pflicht gab, war: Wie kann ich meinen Kollegen alles bereitstellen, was sie für ihre Arbeit brauchen?
Programme, Dokumente, Verträge, die unterzeichnet werden müssen, Telefon, Meetingräume, Drucker, Post – im Office alles Dinge, die von den Angestellten ohne Nachdenken benutzt und erledigt wurden, waren auf einmal Herausforderungen, die neu organisiert werden mussten.
Gleichzeitig war klar, dass die Sicherheit der IT-Systeme gewährleistet werden musste. Wenn jeder von seinem eigenen Privat-PC auf beliebigem Sicherheitsniveau auf das Firmennetzwerk zugreift, wenn Mitarbeiter sich den nächstbesten Cloudservice buchen, der gerade auf Facebook beworben wurde, um mit Kollegen oder Kunden zusammenzuarbeiten, ist das datenschutz- und sicherheitstechnisch höchst bedenklich.
Die IT-Abteilungen standen und stehen also vor der großen Herausforderung, Sicherheit zu gewährleisten, ohne die Produktivität der Mitarbeiter einzuschränken. Hierfür ist es wichtig, nicht den Überblick über die eingesetzten Systeme und Komponenten zu verlieren.
Insgesamt kann man wohl sagen: Je weiter du in deiner Cloudstrategie schon vorangekommen bist, desto einfacher ist es, dass Mitarbeiter die gleichen Bedingungen vorfinden, egal von wo sie arbeiten. Cloud-Authentifizierung und Identitäts-Management, SaaS-Applikationen, Virtual Desktops, VPN oder besser Zero Trust sind hier als Key-Komponenten zu nennen.
Und nicht zuletzt müssen Mitarbeiter noch mit geeigneten Geräten ausgestattet werden, damit das Arbeiten außerhalb des Büros nicht ein Workaround bleibt.
Es gibt Dokumente, die ausgedruckt werden müssen, da sie zwingend Teil eines Prozesses sind oder bei denen der Ausdruck weiterhin gesetzlich vorgeschrieben ist. Aber es gibt auch andere Dokumente, die du ausdrucken möchtest.
Längere Texte beispielsweise lesen die meisten lieber auf Papier. Das ist kein Wunder, denn tatsächlich gibt es sogar Studien, die besagen, dass das Verständnis langer Informationstexte beim Lesen auf Papier besonders unter Zeitdruck besser ist als beim Bildschirmlesen. (Stavanger Erklärung)
Wenn du Dokumente immer nur dann drucken kannst, wenn du im Büro bist, verlangsamt das die Prozesse erheblich.
Und natürlich möchte niemand Insellösungen oder Workarounds. Drucken soll für alle Mitarbeiter immer einfach und schnell funktionieren, egal ob im Büro oder im Home-Office. Das geht nur, wenn der Prozess für sie immer der gleiche ist und überall funktioniert, damit niemand erst auf die Idee kommt, zu Hause Admin zu spielen, um irgendwie Dokumente auf dem eigenen Drucker auszugeben.
ezeep erleichtert das Drucken in allen möglichen Szenarien, in denen Mitarbeiter frei wählen, wann, wo und mit welchen Geräten sie arbeiten möchten. Egal ob zu Hause auf einem eigenen oder einem von der Firma gestellten Drucker, mit eigenem PC oder dem Firmenlaptop, oder von unterwegs auf dem Bürodrucker.
Weder für die IT-Abteilung noch für die Mitarbeiter wird das dank ezeep zu einer Herausforderung. Als Admin musst du Software verteilen, die Informationen über vorhandene Drucker einsammelt, Drucker erstellt und die Druckaufträge ausliefert. Als Mitarbeiter druckst du weiterhin wie gewohnt.
Darüber hinaus gibt es natürlich weitere Annehmlichkeiten. Als Benutzer kannst du über ein Webportal sehr leicht selbst auswählen, welche Drucker du benutzen möchtest und hast sie dann sofort auf allen deinen Geräten zur Verfügung. Es ist also egal, ob du Windows, Mac, Android oder iPhone nutzt. Das Webportal kannst du sogar nutzen, um ein Dokument auszudrucken, ohne irgendeine Komponente installieren zu müssen.
Dank der über 20-jährigen Expertise von ThinPrint unterstützt ezeep Tausende von Unternehmen und verwaltet täglich Millionen von Druckaufträgen.
Das gleiche Portal bietet Administratoren die Möglichkeit, übersichtlich und einfach im gewünschten Maß Drucker und Drucken zu kontrollieren. Von der Zuweisung von vorgeschriebenen Druckern bis hin zu der Festlegung, dass einzelne Personen nur Ausdrucke nach Authentifizierung erhalten, ist alles mit wenigen Klicks einstellbar. Selbst das Einbauen einer Ausdruckmöglichkeit in eigene Webapplikationen ist in kurzer Zeit möglich.
Sicherheit hat viele Aspekte und betrifft nicht nur die Lösung selbst und die Architektur dahinter, sondern uns als komplette Firma. Natürlich hat man als Cloudanbieter theoretisch den Zugriff auf Kundendaten. Schon hier regeln technische Einschränkungen und Policies, dass Mitarbeiter eben diesen direkten Zugriff nicht haben. Alle Mitarbeiter werden regelmäßig geschult, und in Audits werden getroffene Sicherheitsmaßnahmen und korrektes Mitarbeiterverhalten überprüft.
Glücklicherweise ist es bei einer Cloudlösung nicht so aufwändig und weniger kostenintensiv, Ausfallsicherheit zu gewährleisten. Da wird vieles schon von den Cloud Providern, in unserem Fall Microsoft Azure, als Managed Services angeboten, die einfach skalierbar, sicher sowie hochverfügbar sind.
Unsere Services werden von uns natürlich 24/7 überwacht und ein eigenes Team kümmert sich darum, dass alles immer up-to-date und auf dem neuesten Sicherheitsstand ist.
Bei der Softwareentwicklung setzen wir auf Sicherheitsstandards wie RFC-6749 (OAuth 2.0) oder TLS 1.2 verschlüsselte Kommunikation. Die kundenseitig installierte Software kommuniziert ausschließlich über ausgehende Ports, so dass die oftmals komplexe Konfiguration sowie Wartung von Firewalls und Routern auf Kundenseite entfällt.
Überprüfungen mit unabhängigen Penetration-Tests finden statt, um Schwachstellen zu finden und schnell beheben zu können.
Zudem unterstützen wir unsere Kunden in ihren Sicherheitsarchitekturen Drucken zu ermöglichen, ohne Ausnahmen in zum Beispiel Zero-Trust-Netzwerken definieren zu müssen.
Wir sind Mitglied der Cloud Security Alliance und veröffentlichen unsere Sicherheitsmaßnahmen gemäß der Cloud Controls Matrix und dem CSA Code of Conduct for GDPR Compliance.
Gesetzlich geregeltes Recht auf Home-Office für Mitarbeiter hin oder her – jetzt ist die Zeit, die Erfahrungen aus der Pandemie in die Arbeitskultur nachhaltig einfließen zu lassen.
Wir können viele positive Effekte mitnehmen und müssen Wege finden, um Work-Life-Balance-Überforderung, Loyalitätsschwund und Abkapselung zu begegnen.
Welche Freiheiten du hast, deinen Arbeitsalltag mit deinem Privatalltag individuell bestmöglich zu vereinbaren, wird ein Einstellungskriterium werden.
Ich bin froh, dass wir mit ezeep Arbeitsmodelle in ihrer Vielfalt unterstützen.
Erleichtere dir und deinem Team das Drucken, egal von wo aus ihr arbeitet. Teste ezeep kostenlos und entdecke, wie dein Arbeitsalltag einfacher wird.