Drucker zuweisen: Dein Vergleich der Mapping-Methoden

Möchtest du, dass deine Mitarbeiter immer den richtigen Drucker finden? Dann ist effizientes Druckermapping entscheidend. Von starren traditionellen Methoden bis hin zu hochflexiblen Cloud-Lösungen ändert sich die Art und Weise, wie Drucker zugewiesen werden, grundlegend. Dieser Artikel zeigt dir die Vorteile moderner Cloud-Lösungen und warum sie für die Herausforderungen der heutigen Arbeitswelt unerlässlich sind.

Was ist Druckermapping?

Druckermapping sorgt dafür, dass deine Mitarbeiter die benötigten Drucker auf ihren Geräten nutzen können. Diese scheinbar einfache Aufgabe kann mit traditionellen Methoden schnell kompliziert und zeitaufwendig werden, besonders in flexiblen Arbeitsumgebungen.

Was benötigt dein Team, um überhaupt drucken zu können?

Neben dem physischen Drucker sind meist Druckertreiber und eine Netzwerkadresse notwendig. Damit deine Mitarbeiter einen Drucker auswählen können, braucht ihr Gerät eine Druckerwarteschlange, die Druckername, Treiber und Netzwerkadresse verknüpft. Die Bereitstellung dieser Warteschlange ist der Kern des Druckermappings.

Welche Möglichkeiten hast du, Drucker zuzuweisen?

Mitarbeiter verbinden Netzwerkdrucker selbst

Du könntest deine Mitarbeiter selbstständig Netzwerkdrucker verbinden lassen. Dieser "Do-it-yourself"-Ansatz erfordert, dass sie Netzwerkadressen und Treiberinformationen kennen. Das mag in kleinen Teams mit wenigen Druckern funktionieren, wird aber schnell unübersichtlich und fehleranfällig, je mehr Drucker und Mitarbeiter involviert sind.

Zudem ist diese Variante unsicher. Alle Geräte benötigen direkten Netzwerkzugriff auf die Drucker, was Risikopotenzial birgt. Drucker sind wie kleine Computer und können als Schwachstelle für Angriffe auf dein IT-System dienen. Viele Drucker stehen unbeaufsichtigt und sind einfach zu erreichen, was sie zu einfachen Zielen für potenzielle Angreifer macht.

Eine zentralisierte Lösung ist komfortabler, schneller und sicherer. Hier kommt der Druckserver ins Spiel.

Der Druckserver als zentrale Stelle zur Druckerzuweisung

Mit einem Druckserver erstellt der Administrator die Druckerwarteschlangen zentral für alle Mitarbeiter. Diese müssen dann lediglich wissen, wo sie die Warteschlangen finden, um sich die Druckerfreigaben einfach vom Druckserver hinzuzufügen.

Warteschlangen können auch in einem Active Directory (AD) veröffentlicht werden, was die Suche nach Druckern weiter vereinfacht.

Beide Ansätze haben Nachteile: Die IT-Abteilung muss genau entscheiden, wer auf welche Drucker zugreifen darf, sonst fehlt die Kontrolle. Besonders bei der AD-Variante entstehen schnell „Druckerleichen“ – also Drucker, die zwar noch gelistet sind, aber nicht mehr existieren. Dies geschieht leicht, wenn ein alter Drucker ersetzt und gelöscht wird, ohne die AD-Veröffentlichung zu deaktivieren. Möglicherweise sehen deine Mitarbeiter dann beide Drucker mit ähnlichen Standortinformationen und versuchen, sich immer wieder mit dem falschen zu verbinden.

Sind Gruppenrichtlinien eine Hilfe für deine Druckerzuweisung?

Da Berechtigungen für ein gutes Druckermapping ohnehin wichtig sind, warum dann nicht einfach die nötigen Druckerwarteschlangen automatisch bereitstellen? Dies ermöglicht Microsoft mit seinen Gruppenrichtlinien (GPOs), die auch ins AD integriert sind.

Beim Erstellen der Regeln merkst du schnell, dass GPOs sehr starre Strukturen vorgeben. Früher mag das ausreichend gewesen sein, als die meisten Mitarbeiter feste Arbeitsplätze und damit feste Drucker hatten. Doch Arbeitsplatzmodelle ändern sich: Shared-Desking und Hot-Desking sind auf dem Vormarsch. Hier wechselt das Personal ständig den Arbeitsplatz.

Bei häufig wechselnden Arbeitsplätzen sind Gruppenrichtlinien einfach nicht mehr effektiv. Du müsstest deinen Mitarbeitern alle Drucker am Standort zur Verfügung stellen, was zu Verwirrung führt. Außerdem verlangsamt die Druckerzuordnung per GPO den Anmeldeprozess. Das geht besser!

Skripte und Drittanbieterlösungen

Es gibt bessere Wege: Mit eigenen Skripten kannst du flexiblere Faktoren wie IP-Bereiche, Gerätenamen oder sogar GPS-Daten nutzen. So kannst du Druckerzuweisungen genauer an den Standort deines Mitarbeiters anpassen und den richtigen Drucker zur richtigen Zeit bereitstellen. Das bedeutet jedoch einen hohen Aufwand für deine IT-Abteilung.

Deshalb stellt sich die Frage nach Drittanbietern, die diese Art des Druckermappings als Standardsoftware anbieten. Viele dieser Lösungen leiden jedoch unter denselben Nachteilen, die ein Druckserver mit sich bringt.

ThinPrint bietet ein dynamisches und flexibles Drucker-Mapping-Tool, das sicherstellt, dass allen Mitarbeitern in allen Infrastrukturen immer die richtigen Drucker mit den gewünschten Optionen zur Verfügung stehen. Jedoch musst du auch hier die hohen Betriebs-, Lizenz- und Energiekosten eines Druckservers berücksichtigen. Aber keine Sorge, es gibt eine noch bessere Methode!

Cloud-Printing: Dein Weg zu einfacher Druckerzuweisung

Um Sicherheit und Nutzererfahrung für dein Drucken auf ein höheres Niveau zu bringen, kannst du deine gesamte Druckumgebung in die Cloud verlagern. So benötigt kein Gerät mehr direkten Zugriff auf die Drucker, denn entweder verbinden sich die Drucker selbst mit dem Cloud-Dienst oder ein IoT-Gerät stellt die Druckerinformationen für den Cloud-Service bereit.

IoT-Gerät und Drucker können in einem eigenen Subnetz isoliert werden, was unbefugten Zugriff weiter erschwert. So gehören auch „Druckerleichen“ im Active Directory oder bei Freigaben der Vergangenheit an. Die Vorteile einer On-Prem-Umgebung lassen sich problemlos in die cloudbasierte Druckerverwaltung übertragen. Fest zugewiesene Drucker und die zusätzliche Auswahl aus einem Druckerpool lassen sich kombinieren, sodass auch flexible Arbeitsmodelle wie Shared-Desking und Hot-Desking mühelos abdeckt sind.

Verfügt die Cloud-Lösung über Pull-Printing-Funktionen, ist sichergestellt, dass immer der nächste verfügbare Drucker genutzt werden kann. Benötigst du eine spezielle Funktion eines bestimmten Druckers, bietet ein webbasiertes Self-Service-Portal die Möglichkeit, direkt nach dem Drucker zu suchen und ihn intuitiv zu aktivieren. Die Cloud-Lösung sorgt dann dafür, dass deine Mitarbeiter Drucker automatisch und ohne weiteres Eingreifen auf ihren Geräten sehen und nutzen können.

Einfache und flexible Druckerzuweisung mit ezeep

Bei der cloudbasierten Druckmanagement-Lösung ezeep wird dein Druckserver durch den ezeep Hub ersetzt. Dieses kleine IoT-Gerät verbindet deine Drucker automatisch mit der Cloud. Anschließend kannst du die Netzwerkdrucker mit wenigen Klicks über den Zuweisungseditor im zentralen ezeep-Portal zuweisen. Dank ezeeps Cloud Rendering musst du generell keine Druckertreiber auf den Geräten deiner Nutzer installieren, selbst wenn sie einen neuen Drucker nutzen.

Mit ezeep kannst du das Druckermapping vereinfachen, indem du allen Mitarbeitern eine Pull-Printing-Warteschlange zuweist. Wenn du per Follow-me-Funktionen wie AnyPrinter und Print Later in diese Warteschlange druckst, wird der Druckauftrag gehalten. Erst nach deiner Authentifizierung am frei wählbaren Drucker wird der Auftrag gedruckt. So muss sich dein Administrator keine Gedanken mehr machen, welche Drucker in der Nähe jedes einzelnen Mitarbeiters stehen. Stattdessen wird die Druckerwahl von der physischen Erreichbarkeit abhängig gemacht. Gleichzeitig werden unnötige Ausdrucke reduziert und die Gefahr minimiert, dass sensible Daten durch liegengebliebene Ausdrucke für Außenstehende sichtbar werden.

Mit der Self-Service-Funktion „Meine Drucker“ können deine Mitarbeiter ihre Drucker sogar selbst verwalten, ohne dass deine IT-Abteilung sie dabei unterstützen müsste. Bei der Druckersuche kann dein Team Standort, Modell oder den Druckernamen wählen, um den besten Drucker für seine Bedürfnisse zu finden. Nach der Auswahl werden die Drucker automatisch und sofort in all ihren ezeep Print Apps aktualisiert.

Darüber hinaus eignet sich ezeeps Nutzermanagement hervorragend, um Unternehmensgästen Drucker zuzuweisen. In diesem Fall werden die Nutzer einfach via E-Mail eingeladen und erhalten so temporären Zugang zu Druckern vor Ort. Verlässt ein Gast dein Unternehmen, wird der Zugang durch Entfernen aus der Nutzerverwaltung einfach wieder entzogen.

Fazit: Weniger Aufwand, mehr Sicherheit beim Drucken

Cloudbasiertes Druckermapping bietet dir viele Vorteile gegenüber der traditionellen Methode mit Druckservern. Hier siehst du zusammengefasst, wie du mit ezeep von unserer Cloud-Drucklösung profitierst, wenn du deine Netzwerkdrucker zuweist:

• Flexibles Druckermapping für den modernen Arbeitsplatz: Biete deinen Mitarbeitern flexible Druckerzugriffe, auch bei Shared-Desking und Hot-Desking, und steigere so die Effizienz und Produktivität.
• Deutliche Kosten-Einsparungen: Da kein Druckserver nötig ist, sparst du hohe Betriebs-, Lizenz- und Energiekosten.
• Hohe IT-Sicherheit: Erhöhe deine IT-Sicherheit durch ständige Authentifizierung und den Verzicht auf direkten Druckerzugriff. Drucker können in isolierten Subnetzen betrieben werden, was Angriffsflächen minimiert.
• Treiberfreies Drucken: Dank ezeeps Cloud-Rendering-Technologie musst du keine Druckertreiber auf den Geräten deiner Nutzer installieren.
• Einfache Nutzerführung: Deine Mitarbeiter verwalten und finden ihre Drucker selbstständig über das intuitive ezeep Self-Service-Portal, ohne IT-Support zu benötigen.
• Effizientes Nutzermanagement: Gäste und temporäre Mitarbeiter erhalten einfach Druckerzugang, der ebenso einfach wieder entzogen werden kann – das verbessert die Verwaltung und Sicherheit.
• Einfache Integration und Verwaltung: Im übersichtlichen ezeep-Portal steuerst du als Administrator alle Drucker und Druckaufträge effizient und zentral.