Was ist Pull Printing? Dein Leitfaden

Pull Printing ist eine bewährte Methode, um vertrauliche Dokumente sicher auf Unternehmensdruckern auszugeben. Es bedeutet, dass Dein Druckauftrag nicht sofort startet, sondern in einer sicheren Warteschlange gehalten wird. Erst wenn Du Dich am Drucker Deiner Wahl authentifizierst, wird der Ausdruck freigegeben. Das stellt sicher, dass Dokumente nur in die richtigen Hände gelangen und erhöht den Datenschutz.

Wie funktioniert Pull Printing?

Normalerweise startet beim Klicken auf den Drucken-Button der Ausdruck direkt. Beim Pull Printing wird der Druckauftrag in einer sicheren Druckwarteschlange zurückgehalten – entweder in der Cloud, auf einem Server oder auf Deinem Gerät. Erst wenn Du Dich am Drucker Deiner Wahl authentifizierst, startet die Druckausgabe.

Für die Authentifizierung kannst Du verschiedene Methoden nutzen, beispielsweise das Scannen eines QR-Codes mit Deinem Smartphone, das Einlesen einer ID-Karte oder die Eingabe einer PIN.

Warum solltest Du Pull Printing nutzen?

Angesichts strenger Datenschutzgesetze wie der EU-Datenschutz-Grundverordnung müssen Unternehmen sicherstellen, dass sensible Daten geschützt werden. Vertrauliche Dokumente, die in der Druckerablage für andere zugänglich sind, sind ein Sicherheitsrisiko und können gegen Datenschutzgesetze verstoßen.

Drucker sind in den letzten Jahren komplexer geworden und bieten mehr Funktionen, wodurch sie auch zu Zielen für böswillige Angriffe werden können. Deshalb ist es entscheidend, nicht nur die Drucker selbst, sondern auch die gedruckten Dokumente sicher zu verwalten.

Verbesserter Schutz für Deine Daten

Pull Printing Strategien können sich positiv auf den Datenschutz auswirken. Die Authentifizierung am Drucker ist eine zusätzliche Sicherheitsprüfung, die den Druckvorgang schützt, ohne ihn unnötig zu verzögern.

Dadurch ist sichergestellt, dass gedruckte Dokumente mit sensiblen Informationen nur von den richtigen Benutzern abgeholt werden. Nur Personen, die sich am Drucker anmelden, können den Druckvorgang auslösen.

Reduzierung von Druckkosten und Papiermüll

Häufig werden Dokumente vorschnell ausgedruckt, nur um dann im Ausgabeschacht vergessen zu werden. Oder Du wählst den falschen Drucker aus – was besonders in großen Büros oder an öffentlichen Orten vorkommt – und löst den Druckauftrag dann erneut aus.

Jedes Mal, wenn das passiert, werden Ressourcen wie Papier, Toner und Energie vergeblich verbraucht. Dies vermeidest Du, wenn Du das Dokument erst dann abholst, wenn Du es wirklich brauchst. Mit ezeep verwaltest Du jeden Drucker von einem zentralen Dashboard aus.

Einfaches Einrichten von Shared-Desk Printing für mobile Mitarbeiter

Pull-Printing-Lösungen dienen häufig auch als Follow-Me-Printing-Lösung. Das bedeutet, dass Administratoren Dir keinen spezifischen Drucker zuweisen müssen und Du auch keinen bestimmten Drucker auswählen musst, um zu drucken. Du sendest Dein Dokument einfach an die sichere Druckwarteschlange und kannst es am nächstgelegenen Drucker abholen, unabhängig davon, wo Du Dich gerade befindest. Für Administratoren bedeutet dies, dass sie auch teure Einzeldrucker für bestimmte Teams abschaffen und sichere gemeinsame Druckstationen für flexibles mobiles Drucken einrichten können.

Mehr Komfort beim Drucken für Dich

Pull Printing reduziert Kosten und Verwaltungsaufwand. Doch nicht nur Unternehmen profitieren davon. Du als Benutzer weißt nicht immer, wo sich die einzelnen Drucker befinden, wenn Du nur auf den Druckernamen schaust. Das Fehlen einer sicheren Druckfreigabe kann in diesen Situationen für Dich sehr unangenehm sein, besonders wenn Du etwas Privates druckst.

Ein weiterer Vorteil ist, dass Du spontan zu einem anderen Drucker wechseln kannst, wenn der ursprüngliche Drucker gerade von jemand anderem verwendet wird.

Was Du vor dem Einsatz von Pull Printing beachten solltest

Pull Printing ist oft ein zusätzliches Angebot und mit weiteren Kosten verbunden. Wäge die Kosten für den Einsatz von Pull Printing gegen die Vorteile ab. Dazu gehören die Verringerung von Druckressourcen (Papier, Toner und Energieressourcen), erhöhte Produktivität und ein geringeres Risiko von Bußgeldern oder Schäden durch unzureichende Sicherheitsverfahren.

Wenn Pull Printing direkt in den Drucker integriert ist, können zusätzliche Hardwarekosten entstehen.

Als Alternative zur Anschaffung neuer Multifunktionsdrucker, die mit Pull Printing ausgestattet sind, gibt es kostengünstige Pull-Printing-Lösungen, die Du mit Deinen vorhandenen Druckern nutzen kannst.

Einige Teams könnten sich anfangs skeptisch zeigen

Pull Printing wird möglicherweise nicht von allen Nutzern als ideale Lösung angesehen, abhängig davon, wie sie zu drucken pflegen. Pull Printing führt in den meisten Szenarien zu Verbesserungen und ist im Hinblick auf die Sicherheit ein absolutes Muss. Dennoch könnten sich einige Mitarbeiter zunächst gegen die Umstellung sträuben, weil sie während des Ausdrucks der Dokumente am Drucker sein müssen. In der Regel ist dies kein großes Problem. Am besten suchst Du das Gespräch mit den Anwendern, die regelmäßig viel drucken. Kommuniziere potenzielle Sicherheitsrisiken und entwickle einen optimalen Arbeitsablauf für alle Beteiligten.

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