Dein Leitfaden für Shared Desk: Flexible Arbeitsplätze optimal nutzen

Das Shared Desk Konzept ist ein wichtiger Bestandteil der modernen Arbeitswelt. Es ermöglicht flexible Sitzanordnungen, bei denen du keinen festen Arbeitsplatz hast, sondern jeden verfügbaren Schreibtisch nutzen kannst. Diese Umstellung kann komplex sein, besonders wenn dein Unternehmen an feste Plätze gewöhnt ist. Dieser Leitfaden gibt dir praktische Tipps und Beispiele, um ein passendes Shared Desk Konzept zu entwickeln, das zur Struktur und Kultur deines Unternehmens passt.

Was ist Shared Desk oder Desksharing?

Shared Desk, auch Desksharing genannt, bedeutet mehr als nur das Teilen von Büros. Es ist ein Ansatz zur Nutzung von Büroflächen, der eine Kultur der Flexibilität, Zusammenarbeit und Innovation schafft. Für Arbeitgeber bietet es viele Vorteile: reduzierte Betriebskosten, optimierte Büronutzung, verbesserte Interaktionen und eine Steigerung von Kreativität und Innovation.

Wie planst du die Shared Desk Quote?

Die Planung der Shared Desk Quote, auch Flex-Office-Rate genannt, ist entscheidend, damit sich niemand ausgeschlossen oder eingeengt fühlt. Traditionell gab es ein Verhältnis von 1:1, also einen Sitzplatz pro Mitarbeiter. Dein Verhältnis sollte sich an der minimalen und maximalen Größe der Belegschaft sowie an den Bedürfnissen der Abteilungen orientieren. Um eine effektive Shared Desk Quote zu berechnen, kannst du Mitarbeiter zum Beispiel in „vollständig vor Ort“, „hybrid“ und „komplett fern arbeitend“ einteilen. Dies sichert die Verfügbarkeit und Zugänglichkeit.

Denk daran, auch vielfältige Arbeitsplatzoptionen wie Besprechungsräume und informelle Bereiche einzubeziehen. Dies berücksichtigt die unterschiedlichen Arbeitsstile und Vorlieben deines Teams und steigert Produktivität und Zufriedenheit.

Solltest du Büroschränke für geteilte Arbeitsplätze einführen?

Ja, mit dem Rückgang fester Plätze gewinnen Büroschränke und andere Desksharing-Möbel wie Rollcontainer und Caddys an Bedeutung. Du sind wichtig, denn sie bieten dir Lagerlösungen für persönliche und berufliche Gegenstände und erhöhen Sicherheit und Zugänglichkeit. Dadurch bleiben die Arbeitsbereiche organisiert und sauber, was für eine produktive Desksharing-Umgebung unerlässlich ist.

Überlege genau, wie viele und welche Art von Schränken und Aufbewahrungsmöglichkeiten du brauchst. Berücksichtige dabei auch die Ausstattung der Arbeitsplätze. Die Schränke sollten intelligent und vielfältig zugänglich sein, zum Beispiel per App, QR-Code, PIN-Code oder RFID-Karten. RFID-fähige Arbeitsplatzabzeichen sind besonders praktisch, da sie im Unternehmen für verschiedene Zwecke, etwa den Gebäudezugang bis zum sicheren Drucken, genutzt werden können.

Wie kommunizierst du das Shared Desk Konzept?

Eine so große Umstellung gelingt nur mit transparenter und konsistenter Kommunikation. Tausche dich mit deinen Mitarbeitern aus, etwa in Dialogen, Workshops und Informationsveranstaltungen. So werden alle in den Übergang einbezogen und verstehen die Vorteile des Shared Desk Konzepts. Dies ist deine Chance, Bedenken zu klären und wertvolle Einblicke vom Team zu erhalten. So wird der Übergang zu einer gemeinsamen Reise für alle im Unternehmen.

Diese Einblicke, die wahrscheinlich in jeder Abteilung anders ausfallen, sind für einen erfolgreichen Übergang sehr wichtig.

Wie integrierst du Technologie in ein Flexoffice?

Das Desksharing Modell ist eng mit Technologie verknüpft. Die Einführung intuitiver und benutzerfreundlicher Systeme für die Ressourcenzuweisung und Feedback-Erfassung ist entscheidend. Technologie sollte den Übergang unterstützen und nicht verkomplizieren, damit sich deine Mitarbeiter im Desksharing-Bereich leicht und effizient zurechtfinden.

Der Wechsel zum Shared Desk gibt Unternehmen auch die Chance, ihre Technologien und Werkzeuge zu überdenken. Ein Beispiel ist das Drucken: Wenn Mitarbeiter freie Wahl des Schreibtisches haben, die auch über verschiedene Etagen verteilt sein können, wie stellst du dann sicher, dass sie am nächstgelegenen Drucker drucken können? Mit ezeep kannst du dies zentral verwalten.

ezeep basiert auf der ThinPrint-Technologie, der auch Fortune-500-Unternehmen vertrauen. Es ist eine cloud-native Lösung, die ohne Druckertreiber auskommt. ezeep ermöglicht deinen Mitarbeitern das Drucken an jedem Standort, jederzeit und von jedem Gerät aus. So vereinfacht es das Drucken im Flexoffice erheblich.

Wie testest du das Shared Desk Konzept?

Die Konzept- und Planungsphasen münden in eine Testphase – ein Bereich, um die Praktikabilität und Machbarkeit des Desksharing-Modells im Alltag zu beurteilen. In dieser Phase sind Echtzeit-Feedback und Beobachtungen aller Beteiligten sehr wertvoll. Es können Herausforderungen auftreten, etwa dass Mitarbeiter bestimmte Schreibtische für sich beanspruchen oder Plätze mit persönlichen Gegenständen „reservieren“. Auch kann es vorkommen, dass die Anbindung von Monitoren, Tastaturen oder Druckern nicht reibungslos funktioniert. Doch genau dafür ist die Testphase gedacht: um die nötigen Anpassungen vorzunehmen und das Desksharing-Modell optimal an die Bedürfnisse deines Unternehmens anzupassen.

Wie setzt du das Konzept um?

Mit den Erkenntnissen aus der Testphase beginnt die Einführungsphase. Eine Desksharing-Richtlinienvorlage mit klaren Anweisungen zu den Verantwortlichkeiten von Mitarbeitern und Arbeitgebern sorgt für Klarheit. Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter sie nicht nur lesen, sondern auch verstehen. So stimmst du Erwartungen, Verantwortlichkeiten und die Nutzung der gemeinsamen Räume ab. Je nach Unternehmenskultur und Anforderungen kann eine strengere oder flexiblere Richtlinie erstellt werden.

Für Mitarbeitende:

• Halte deinen Arbeitsplatz ordentlich und befolge Hygienestandards.
• Belege nicht dauerhaft denselben Schreibtisch.
• Verstaue persönliche Gegenstände in Taschen oder zugewiesenen Schränken.
• Nimm Mahlzeiten in den dafür vorgesehenen Bereichen ein, nicht am Schreibtisch.
• Lasse vertrauliche Dokumente nicht offen liegen oder in Druckerablagen vergessen.
• Nutze Konferenzräume für vertrauliche Gespräche.

Für Arbeitgeber:

• Stelle ausreichend Schreibtische bereit, basierend auf der Shared Desk Quote deines Unternehmens.
• Ermögliche deinen mobilen Geräten und Laptops eine schnelle Verbindung zu Druckern, inklusive sicheren Pull-Druckfunktionen.
• Standardisiere Schreibtische mit Monitoren, Tastaturen und Mäusen, die schnell an Laptops angeschlossen werden können.
• Positioniere Desksharing Möbel wie Rollcontainer oder Caddys strategisch – für schnellen Zugriff auf persönliche Aufbewahrung.
• Statte Schreibtische mit passender Beleuchtung und ergonomischen Stühlen aus.
• Kennzeichne Bereiche für Teamarbeit und spezielle Projektanforderungen.
• Mach Besprechungsräume und Gemeinschaftsbereiche leicht auffindbar und reservierbar.

Fazit

Der Einstieg in die Welt des Shared Desk ist ein strategischer Schritt für jedes Unternehmen. Es bietet viele Vorteile, birgt aber auch Herausforderungen. Dieser Übergang gestaltet nicht nur Büroräume neu, sondern definiert auch Unternehmenskultur, Arbeitsethik und zwischenmenschliche Beziehungen. Jeder Schritt, von der Konzeption bis zur Implementierung und Bewertung, ist entscheidend. Deine Shared Desk Richtlinie ist keine Standardlösung, sondern eine maßgeschneiderte Strategie, die auf die einzigartige Struktur, Kultur und Ziele deines Unternehmens abgestimmt ist.

Präzise und anpassungsfähig umgesetzt, sprengt das Shared Desk Modell die Grenzen traditioneller Büroeinrichtungen. Es leitet eine Ära ein, in der Flexibilität, Zusammenarbeit, Innovation und Effizienz mehr als nur Schlagworte sind – sie werden zur gelebten Erfahrung aller Mitarbeiter. Es ist eine Reise, die sich lohnt, ein strategischer Wandel, der Unternehmen fit für die Dynamik der zukünftigen Arbeitswelt macht. Jede Shared Desk Anordnung, jeder gemeinschaftlich genutzte Raum kann mit der richtigen Richtlinie zu einem Schmelztiegel von Ideen, Innovation und Zusammenarbeit werden. Dadurch entsteht eine Zukunft, in der Arbeit mehr ist als nur eine Tätigkeit, sondern ein Ort, an dem du erlebst, lebst und dich entwickelst.

Bereite dein Unternehmen auf die Zukunft vor. Informiere dich jetzt über ezeep und wie es dein Shared Desk Konzept optimal unterstützt.