Desksharing: Vor- und Nachteile verstehen

Desksharing gewinnt am hybriden Arbeitsplatz immer mehr an Bedeutung. Was für manche neuartig klingen mag, hat sich einen festen Platz in der Arbeitswelt erobert. Aber was ist Desksharing und welche Vor- und Nachteile bietet es? Im Kern ist Desksharing oder auch Flexoffice eine Strategie zur gemeinsamen Nutzung von Schreibtischen und zur Platzeinsparung, bei der die Mitarbeiter keine festen Schreibtische haben. Stattdessen wählst du bei deiner Ankunft im Büro oder auch vorab über ein Buchungssystem einen freien Arbeitsplatz aus. Das bedeutet, dass ein bestimmter Schreibtisch von verschiedenen Mitarbeitern zu unterschiedlichen Zeiten, also flexibel (Flexoffice) genutzt werden kann, je nach deren Zeitplan. Dieser Ansatz stellt die herkömmliche Einrichtung von individuellen Arbeitsplätzen für jede Mitarbeiterin in Frage und führt eine dynamische Umgebung ein – ein Desksharing-Vorteil, der Flexibilität und Zusammenarbeit begünstigt.

Desksharing bietet sowohl viele Vorteile als auch Herausforderungen. Es hilft dir, Büroräume effizienter zu nutzen und die Zusammenarbeit im Team zu fördern. Allerdings kann das Fehlen eines persönlichen Arbeitsplatzes und die Koordination der Ressourcen manchmal zur Herausforderung werden. Mit den richtigen Strategien kannst du die Nachteile überwinden und ein produktives Arbeitsumfeld schaffen, das die moderne, hybride Arbeitsweise optimal unterstützt.

Was ist der Unterschied zwischen Hot Desking und Hoteling?

Es ist wichtig, zwischen Hot Desking und Hoteling zu unterscheiden. Beim Hoteling reservierst du einen bestimmten Schreibtisch, bevor du im Büro ankommst, ähnlich einer Hotelzimmerreservierung. Die Arbeitsplätze stehen nicht fest einem einzelnen Mitarbeiter zu, sondern sind nach Bedarf buchbar. Dieses Modell ist ideal, wenn die Anzahl der Mitarbeiter im Büro schwankt. Hoteling optimiert die Büroraumnutzung und senkt die Gemeinkosten. Es unterstützt eine flexible Arbeitskultur, indem es dir ermöglicht, deinen Arbeitsplatz basierend auf deinen täglichen Bedürfnissen und Arbeitsanforderungen zu wählen. Beim Hot Desking hingegen wählst du einfach einen verfügbaren Schreibtisch, ohne vorherige Buchung.

Welche Vorteile bietet Desksharing?

Die Vorteile von Desksharing sind vielfältig. Erstens wird der Büroraum optimal genutzt. Da nicht alle Mitarbeiter gleichzeitig anwesend sind, werden weniger Schreibtische benötigt, was zu Kosteneinsparungen von bis zu 30 % führen kann. Zweitens kann dieses System die Zusammenarbeit verbessern. Da du ständig den Arbeitsplatz wechselst und neben verschiedenen Kollegen sitzt, ergeben sich mehr Möglichkeiten für abteilungsübergreifende Interaktion und Ideenaustausch. Und da niemandem ein Schreibtisch „gehört“, wird akzeptiert, dass manche Mitarbeiter mobiler sind als andere, obwohl sie genauso produktiv sind. Die größere Gleichberechtigung und verbesserte Zusammenarbeit, die sich aus Desksharing ergibt, kann auch motivierte Mitarbeiter anziehen und binden.

Welche Nachteile hat Desksharing und wie kannst du sie überwinden?

Wie jedes System hat natürlich auch Desksharing Herausforderungen. Einer der wichtigsten Nachteile ist der mögliche Mangel an Personalisierung. Du vermisst möglicherweise einen Raum, den du dein Eigen nennen kannst und der mit persönlichen Gegenständen ausgestattet ist. Dies kannst du durch die Bereitstellung von intelligenten Schließ- oder Ablagefächern oder anderen Stauräumen mildern. Hier kannst du persönliche Gegenstände, wie ein Paar Ersatzschuhe, einen Notizblock oder eine Zahnbürste aufbewahren.

Die Bedenken bezüglich Flexoffice drehen sich manchmal um die Hygiene. Dieses Problem kannst du lösen, indem du regelmäßige Reinigungsprotokolle einführst und Desinfektionsmittel zur Verfügung stellst. Ein weiteres Problem ist die Gefahr von Ablenkungen, da die Sitzgelegenheiten dynamisch sind. Eine Lösung besteht darin, spezielle Ruhezonen oder Räume einzurichten, in denen du dich besonders konzentriert arbeiten kannst.

Eine weitere logistische Herausforderung besteht darin, dafür zu sorgen, dass du unabhängig von deinem Sitzplatz über die erforderlichen Ressourcen verfügst, angefangen von ausreichend Kaffee bis hin zum Anschluss des richtigen Druckers.

Für das Drucken gibt es Dienste, die alle Herausforderungen beseitigen, die Desksharing-Strategien mit sich bringen können. ezeep ist eine cloud-basierte Drucklösung, die auf Unternehmen zugeschnitten ist, die Desksharing in ihren Arbeitsbereichen einführen wollen. ezeep ermöglicht es dir, dynamisch auf jedem verfügbaren Drucker in der Nähe deines gewählten Flexoffice-Arbeitsplatzes zu drucken, unabhängig davon, ob du von virtuellen Desktops, Smartphones oder normalen Desktops aus arbeitest. Funktionen wie AnyPrinter und Print Later vereinfachen nicht nur die Druckerzuordnung, sondern sorgen auch für den Schutz vertraulicher gedruckter Dokumente, indem sie sicherstellen, dass diese erst gedruckt werden, nachdem ein autorisierter Benutzer sie an einem Drucker freigegeben hat. Die Plattform ist zudem kompatibel mit Azure Virtual Desktop, Windows 365 Cloud PC oder anderen Workspace-Virtualisierungstools von Citrix oder VMware und unterstützt eine breite Palette von Anwendungen.

Bietet Desksharing mehr Vorteile oder Nachteile?

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Flexoffice bzw. Desksharing zahlreiche Vorteile bietet. Der Erfolg hängt jedoch von einer sorgfältigen Implementierung ab. Mit den richtigen Strategien zur Bewältigung der Veränderungen am Arbeitsplatz können Unternehmen die Vorteile nutzen und gleichzeitig mögliche Herausforderungen minimieren. Wenn es um das Drucken an neuen und hybriden Arbeitsplätzen geht, solltest du dir den Cloud-Gemanagtes-Drucken-Service von ezeep genauer ansehen.

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