10 Tipps für erfolgreiche Teamarbeit im Homeoffice

Erfolgreiche Teamarbeit im Homeoffice erfordert bewusste Anpassungen in Kommunikation, Arbeitsplatzgestaltung und sozialen Interaktionen. Während viele die höhere Produktivität durch weniger Ablenkungen schätzen, müssen die normalerweise im Büro automatisch ablaufenden Prozesse aktiv kompensiert werden. Dieser Artikel bietet Dir 10 praxiserprobte Tipps, wie Dein Team im Homeoffice produktiv und verbunden bleibt, indem Dein ein klares Framework für Kommunikation und Zusammenarbeit etabliert.

Homeoffice ist zur Realität geworden, und Unternehmen mussten schnell reagieren, um die Auswirkungen auf die Teamproduktivität anzugehen. Die Herausforderung im Homeoffice liegt oft darin, die Kulturbildung durch informelle Kommunikation aufrechtzuerhalten und Ablenkungen zu minimieren.

Viele Mitarbeiter empfinden sich im Homeoffice zunächst als produktiver, da sie seltener unterbrochen werden und die Work-Life-Balance besser managen können. Doch mit der Zeit zeigt sich: Die Dinge, die im Büro von selbst passieren, müssen im Homeoffice aktiv organisiert werden. Das erfordert Veränderungen in der individuellen Arbeitsweise und vor allem der Kommunikation.

Es ist unrealistisch, zu erwarten, dass jeder einzelne Mitarbeiter sofort weiß, wie diese Anpassungen aussehen und diese eigenständig umsetzt. Ein wichtiger Aspekt der Teamarbeit ist die Entwicklung gemeinsamer und sich ergänzender Arbeitsweisen. Daher müssen diese Veränderungen als Team gemeinsam erlebt und gestaltet werden.

Ein Framework für das Arbeiten im Homeoffice zu entwickeln, hilft dabei, klare Erwartungen und passende Werkzeuge zu kommunizieren. So ein Rahmenwerk kann beliebig erweitert werden, sollte aber immer die drei Kernbereiche Kommunikation, Arbeitsplatz und Soziales abdecken.

Was sind die Erwartungen an die Kommunikation im Homeoffice?

Im Homeoffice muss die Kommunikation bewusster gestaltet werden, da viele non-verbale Hinweise des Büros wegfallen. Definierte Kanäle und Reaktionszeiten sorgen für Klarheit und vermeiden Missverständnisse, während Dein Team trotzdem verbunden bleibt.

Tipp 1: Verhalte Dich gegenüber Deinen Kollegen, wie Du es im Büro tun würdest.

Sag Hallo, wenn Du anfängst und Tschüss, wenn Du gehst. Wenn Du Mittagessen gehst oder eine längere Pause machst, informiere Dein Team darüber. Durch diese einfachen Gewohnheiten bleibst Du sozial verbunden, und Dein Team weiß, wann Du verfügbar bist.

Werkzeuge: Eine Messengeranwendung mit Gruppenchat, zum Beispiel: Slack, Teams oder Skype.

Tipp 2: Mache non-verbale Kommunikation verbal.

Im Büro siehst Du, wenn jemand telefoniert oder intensiv nachdenkt. Im Homeoffice musst Du diese Zustände explizit kommunizieren. Einfache Sätze wie „Bin in Meeting mit [Name]“ oder „Muss 30 Minuten Text zu [Thema] gegenlesen“ informieren Dein Team über Deine Verfügbarkeit. Die zusätzlichen Informationen sind wichtig, da sie dem Mithören oder dem Beobachten beim Vorbeigehen entsprechen, was im Büro automatisch geschieht. Solche kurzen Infoschnipsel ermöglichen es dem Team, ohne formalen Aufwand involviert zu bleiben.

Werkzeuge: Eine Messengeranwendung mit Gruppenchat, zum Beispiel: Slack, Teams oder Skype.

Tipp 3: Vereinbare klare Kommunikationswege.

Du kannst nicht nicht kommunizieren. Die Art und Weise Deiner Kommunikation hängt jedoch vom Inhalt, der Zielgruppe, der Wichtigkeit, Dringlichkeit und vielen weiteren Faktoren ab. Ein schnelles „Hallo“ am Morgen sollte zügig erwidert werden. Eine Vertragsänderung hingegen wird in der Regel nicht spontan besprochen, muss aber auch in ein paar Jahren noch auffindbar sein. Ein Personalgespräch findet am besten per Videoanruf zwischen zwei Personen statt, während ein Teammeeting allen die Möglichkeit geben sollte, sich einzubringen.

Es gibt kein einziges Tool, das für jede Kommunikationsform und jedes Team gleichermaßen gut geeignet ist. Aber es gibt viele Werkzeuge, die für spezifische Kommunikationsaufgaben sehr gut funktionieren. Es ist daher entscheidend, dass Dein Team gemeinsam festlegt, welche Tools für welche Art der Kommunikation genutzt werden.

Werkzeuge:

• Interne Diskussionen, kleine Informationen und Gespräche: Slack, Teams, Skype
• Wichtige Ankündigungen und Informationen mit anderen Teams: Email
• Dateiaustausch: Teamplace
• Aufgabenmanagement: Trello, ClickUp

Tipp 4: Vereinbare Antwortzeiten.

Ein Großteil der Bürokommunikation findet in Echtzeit statt. Das funktioniert, weil Du als Anfragender merkst, ob Dein Gegenüber verfügbar ist, bevor Du anfängst zu sprechen. Im Homeoffice ist das nicht möglich. Du schreibst jemanden an, ohne zu wissen, ob Du störst. Es ist normal, dass Du dann keine sofortige Antwort erhältst. Nach ein paar Tagen stellt sich aber die Frage, wie lange eine akzeptable Wartezeit ist. Auch hier gibt es keinen allgemeingültigen Wert. Für die verschiedenen Kommunikationswege sollten Dein Team und Du unterschiedliche Antwortzeiten vereinbaren.

Beispiel:

• Anrufe: sofort
• Messenger-Nachrichten: unter 10 Minuten
• Emails: unter 2 Stunden

Welche Erwartungen solltest Du an Deinen Homeoffice-Arbeitsplatz haben?

Dein Homeoffice-Arbeitsplatz sollte eine Umgebung bieten, die Deine Produktivität fördert. Das beinhaltet ergonomische Möbel, einen störungsfreien Bereich und zuverlässige technische Ausstattung.

Tipp 1: Richte Dir einen Stuhl und einen Tisch ein.

Es klingt einfach, ist es aber nicht immer: Dein Arbeitsplatz sollte einen Stuhl und einen Tisch umfassen. Die Verlockung, von der Couch, dem Bett oder der Hängematte im Garten zu arbeiten, ist groß, aber langfristig nicht förderlich für kontinuierliche, konzentrierte Arbeit.

Tipp 2: Schaffe Dir eine störungsfreie Umgebung mit einer Tür.

Dein Arbeitsplatz sollte frei von Ablenkungen sein. Das bedeutet einen abgegrenzten Bereich, in dem Du ungestört arbeiten kannst. Ob es ein eigenes Zimmer oder ein Bereich im Haus ist – eine Tür hilft Dir, konzentriert zu bleiben. Zur Ablenkungsfreiheit gehören auch, dass es keinen permanenten Lärm gibt, der Fernseher nicht läuft und Kinder oder Haustiere nicht aktiv betreut werden müssen.

Tipp 3: Achte auf die richtige Computerausstattung.

Damit Dein Homeoffice ein Erfolg wird, muss jeder Mitarbeiter alle seine Aufgaben von zu Hause aus erledigen können. Daher ist es wichtig, dass Computer, Monitor und Internetverbindung ausreichend dimensioniert sind und zuverlässig funktionieren. Insbesondere die zusätzlichen Anforderungen durch Internettelefonie, Videokonferenzen und VPNs sollten nicht unterschätzt werden. Um mit Deinen Teammitgliedern zu kommunizieren, sind ein hochwertiges Headset und eine Webcam unverzichtbar. Wenn Prozesse es erfordern, kann ein Drucker auch zur Voraussetzung werden.

Wie kannst Du die sozialen Aspekte der Teamarbeit im Homeoffice fördern?

Eine positive Teamkultur entsteht nicht von allein, besonders nicht im Homeoffice. Du musst soziale Interaktionen bewusst gestalten, um den Zusammenhalt und die Kreativität Deines Teams zu stärken.

Tipp 1: Fördere private Kommunikation.

Für manche mag es albern wirken, aber Smileys, Bilder und Videoclips stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl. Du solltest Dein Team auch ermutigen, sich über persönliche Dinge wie Wochenendaktivitäten oder familiäre Situationen auszutauschen. Genauso wie Du im Büro nicht stundenlang an der Kaffeemaschine stehst, sollte dieser private Austausch im Homeoffice in einem angemessenen Rahmen bleiben. Wichtig ist auch, dass dieser Austausch nicht zum Zwang wird. Es muss möglich sein, sich privat oder in Kleingruppen auszutauschen, damit nicht jeder zum Beispiel mitlesen muss, welcher Verein am Wochenende gespielt hat.

Werkzeuge: Messenger mit privatem Chat und Teilgruppen-Chat: Slack, Skype, Teams.

Tipp 2: Plane regelmäßige soziale Events.

Eine große Herausforderung für viele Homeoffice-Mitarbeiter ist das stark reduzierte soziale Umfeld. Besonders introvertierte Menschen interagieren primär durch das Büroumfeld. Diese sozialen Kontakte sind nicht nur motivationsfördernd, sondern beeinflussen auch entscheidend Ideenreichtum und Kreativität. Du darfst sie daher bei einem Framework für langfristige Homeoffice-Initiativen nicht ignorieren.

Eine einfache Empfehlung ist, einmal die Woche gemeinsam Mittag zu essen – vor der eigenen Webcam im Team. Oder Dein trefft Euch vormittags zum Kaffeetrinken – mit eigenem Kaffee – im Chat. Sofern die Entfernungen zwischen den Teammitgliedern es erlauben, ist es auch empfehlenswert, alle zwei Wochen oder monatlich das Team oder wechselnde Teile davon zusammenzubringen und ein paar Stunden im gleichen Raum zu arbeiten.

Tipp 3: Organisiere die Arbeit in Kleingruppen.

Ein weiterer Weg, die Kommunikation zwischen Teammitgliedern zu fördern, ist, Aufgaben nicht an einzelne Personen, sondern an Kleingruppen von jeweils zwei Personen zu delegieren. Das hat nicht nur einen positiven Effekt auf die Qualität der Arbeit, sondern durch wechselnde Gruppenzugehörigkeit lernt Dein Team sich auch besser kennen und stellt sich besser aufeinander ein. Der Druck, formale Teambildungsmaßnahmen durchzuführen, verringert sich dadurch etwas.

Du kannst merken, dass das Arbeiten im Homeoffice nicht funktioniert, wenn Du das Gefühl hast, mehr Zeit zu haben als im Büro und mit weniger Aufgaben überladen zu sein. Das sind Anzeichen, dass die Kommunikation oder Arbeitsleistung möglicherweise noch nicht ausreichend angepasst sind. Im übertragenen Sinne ist ein Homeoffice-Konzept dann erfolgreich, wenn die Teammitglieder dort genauso oft „unterbrochen“ werden wie im Büro, was auf eine ähnliche Produktivität hindeutet. Das bedeutet natürlich nicht, dass Du beim Wechsel ins Homeoffice nicht auch einige Dinge gleichzeitig verbessern kannst.

Die Umstellung auf Homeoffice bietet Dir die Chance, effizientere Arbeitsweisen und eine stärkere Teamkultur zu entwickeln. Nutze diese Tipps, um Dein Team auch aus der Ferne produktiv und verbunden zu halten. Mach Dir Printing zum langweiligsten Teil Deines Tages mit ezeep. Erfahre mehr auf ezeep.com.