Betahaus: Wie Europas größter Coworking‑Space Druckkosten und Chaos für 600 Gäste pro Tag bändigte

600 Personen pro Tag, keine Druckertreiber und Kosten im Griff

Täglich 400 bis 600 Gäste an mehreren internationalen Standorten zu betreuen, bringt operative Herausforderungen mit sich, an die die meisten Coworking‑Spaces nie denken müssen. Beim Drucken trafen zwei Probleme zusammen: das technische Chaos, weil Hunderte versuchten, Druckertreiber zu installieren und Drucker zu finden, und das finanzielle Chaos, weil Druckkosten ohne Nutzungserfassung außer Kontrolle gerieten.

Die Herausforderung

Das Drucken im Betahaus war ein zweigeteiltes Problem. Erstens das technische Chaos: Hunderte versuchten, Druckertreiber zu installieren, IP‑Adressen einzutragen und sich im Netzwerk zurechtzufinden. Christoph Fahle, Mitgründer:in, beschreibt es unverblümt: „Es ist ein absolutes Chaos.“

Zweitens das Kostenproblem. Als das Drucken kostenlos war, nutzten einige Coworker:innen das voll aus, druckten Tausende Seiten und verursachten Kosten, die für den Space untragbar wurden. Betahaus versuchte, ein manuelles System zur Erfassung und Abrechnung der Drucke einzurichten — das verschlang jeden Monat eine ganze Woche Verwaltungsarbeit.

„Obwohl wir im Betahaus unseren Coworker:innen und Gästen gerne kostenloses Drucken anbieten würden, hat sich gezeigt, dass die Leute dann vielleicht eintausend Flyer für ihre Punkband ausdrucken“, sagt Fahle. „Die Kosten wurden wahnsinnig hoch. Wir haben versucht, ein Ad‑hoc‑System zur Erfassung und Abrechnung von Druckaufträgen einzurichten, und das hat buchstäblich eine ganze Arbeitswoche pro Monat gekostet.“