Coworking Basel | Kundenreferenz: Drucken im Non-Profit-Coworking

Manuelle Druckereinrichtung in einem Non-Profit-Coworking-Space durch einen Self-Service-Workflow ersetzen

Wenn ein Coworking-Space als Non-Profit-Organisation mit nur zwei Teilzeitmitarbeitenden betrieben wird, ist jede Stunde für die IT-Administration eine Stunde, die nicht in die eigentliche Mission fließt. Die Einrichtung von Druckern, die Fehlersuche bei Treibern und die Nachverfolgung der Nutzung kosteten genau diese wertvolle Zeit.

Die Herausforderung

Vor ezeep war das Einrichten von Druckern für die Mitglied:innen bei Coworking Basel ein arbeitsintensiver Prozess. Die richtigen Druckertreiber für die verschiedenen Betriebssysteme der Geräte der Mitglied:innen zu finden und herunterzuladen, war eine wiederkehrende Herausforderung. Für eine Non-Profit-Organisation ohne eigenes IT‑Personal bedeutete der Zeitaufwand für die Unterstützung beim Drucken eine zusätzliche Belastung für ein bereits stark gefordertes Team.

„Als Non‑Profit‑Organisation mit nur zwei Teilzeitmitarbeitenden ist es eine Herausforderung, eine Coworking‑Einrichtung zu verwalten und gleichzeitig Coaching‑Programme für Startups anzubieten“, erklärt das Team. „Der zeit‑ und arbeitsintensive Prozess, das Drucken auf den Geräten der Mitglied:innen einzurichten, hat unsere Ressourcen zusätzlich belastet.“

„Für uns ist ezeep die perfekte Lösung.“

Martin Steinbach

Ehrenamtliche:r – Coworking Basel

Die Lösung

Coworking Basel implementierte die Cloud-Printing-Plattform von ezeep. Die Ergebnisse waren sofort sichtbar: Die Ersteinrichtung dauerte nur wenige Minuten. Über das Account-Portal konnten die Mitarbeitenden die Coworker:innen zum Drucken einladen, wobei für jede:n Nutzer:in automatisch ein Druckkontingent zugewiesen wurde.

ezeep übernimmt die Kontingentverwaltung und erfasst die Nutzung, einschließlich eventueller Gebühren, wenn ein:e Coworker:in das kostenlose Seitenkontingent überschreitet. Neue Nutzer:innen installieren die ezeep-Anwendung auf ihren Geräten, und alle Drucker, auf die sie Zugriff haben, werden automatisch konfiguriert. Keine Treiber-Downloads, keine manuelle Einrichtung, keine Fehlerbehebung.

„Der ehemals zeitaufwendige und komplizierte Prozess, Drucker einzurichten und Druckertreiber zu installieren, ist einfach weggefallen“, sagt Martin Steinbach, ehrenamtlicher Mitarbeiter bei Coworking Basel.

Das Ergebnis

Der gesamte Druck-Workflow, vom Onboarding der Mitglieder bis zur Kontingentverfolgung, läuft jetzt mit minimalem Aufwand für die Mitarbeitenden über ezeep. Die manuelle Treiberinstallation, die zuvor die Zeit der Ehrenamtlichen in Anspruch nahm, wurde vollständig eliminiert. Coworker:innen verbinden sich über alle Betriebssysteme hinweg und drucken über denselben automatisierten Workflow.

Warum das wichtig ist

Coworking Basel ist ein typisches Beispiel für kleinere und gemeinnützige Coworking Spaces: ein kleines Team, das es sich nicht leisten kann, Zeit für die Druckeradministration aufzuwenden. ezeep ersetzte einen manuellen, treiberabhängigen Einrichtungsprozess durch einen automatisierten „Invite-and-Print“-Workflow mit integrierter Kontingentverwaltung. Für alle Betreiber:innen von Coworking Spaces, die ein kleines Team leiten und den IT-Aufwand rund ums Drucken beseitigen möchten, ist dies ein konkretes Beispiel für diesen Workflow in der Praxis.