Was ist Pull Printing?

Pull Printing: Definition

Pull Printing (auch als Secure Release Printing oder Follow-Me Printing bezeichnet) ist ein Modell, bei dem Druckaufträge in einer sicheren Warteschlange gehalten werden, anstatt sie direkt an einen physischen Drucker zu senden. Das Dokument wird erst gedruckt, wenn ein:e Nutzer:in zum Drucker geht und sich authentifiziert – typischerweise durch Scannen eines QR code, Vorhalten eines RFID-Ausweises oder die Eingabe einer PIN. Bis dahin verbleibt der Druckauftrag in der Warteschlange und im Ausgabefach des Druckers erscheint nichts.

Dies löst zwei Probleme auf einmal. Erstens: Es verhindert, dass vertrauliche Dokumente offen im Ausgabefach von gemeinsam genutzten Druckern liegen, wo Passant:innen sie einsehen oder mitnehmen können. Kündigungsschreiben der Personalabteilung, Verträge, Patientenakten und Finanzberichte bleiben alle in der Warteschlange, bis die richtige Person am Gerät steht. Zweitens: Es vermeidet die Verschwendung durch nicht abgeholte Druckaufträge. Branchenstudien zeigen durchgängig, dass bis zu 30 % der gedruckten Seiten nie abgeholt werden. Mit Pull Printing werden diese Aufträge gar nicht erst gedruckt.

Pull Printing führt zudem eine „Follow-Me“-Funktion ein: Nutzer:innen sind nicht an einen bestimmten Drucker gebunden. Sie senden einen Druckauftrag einmal ab und geben ihn an dem Gerät frei, das für sie am praktischsten ist – sei es auf ihrer Etage, in einem anderen Gebäude oder an einem ganz anderen Standort. Wenn ein Drucker besetzt ist oder kein Papier mehr hat, gehen sie zum nächsten.

Senden des Druckauftrags

Nutzer:innen drucken von jeder beliebigen Anwendung aus auf jedem beliebigen Gerät. Anstatt direkt an einen physischen Drucker zu gehen, wird der Druckauftrag an eine virtuelle Warteschlange in der Cloud gesendet. Das Dokument wird dort verschlüsselt aufbewahrt, bis Nutzer:innen bereit sind, es abzuholen.

Der Gang zu einem beliebigen Drucker

Nutzer:innen gehen zu dem Drucker, der für sie am praktischsten ist. Das muss kein bestimmtes Gerät, keine bestimmte Etage und nicht einmal ein bestimmter Standort sein. Jeder Drucker, der mit der Cloud-Printing-Plattform verbunden ist, kann genutzt werden.

Authentifizierung und Druck

Nutzer:innen scannen mit einer mobilen App einen QR code, halten einen RFID- oder NFC-Ausweis an ein Kartenlesegerät oder geben eine PIN am Bedienfeld des Druckers ein. Das System überprüft ihre Identität, gibt ihren Druckauftrag frei und das Dokument wird sofort gedruckt. Es werden nur ihre Druckaufträge freigegeben. Nicht abgeholte Aufträge werden nach einer festgelegten Aufbewahrungsfrist von typischerweise 72 Stunden automatisch gelöscht.

Vertrauliche Dokumente in gemeinsam genutzten Druckerablagen

Ohne Pull Printing ist jeder gemeinsam genutzte Drucker eine unkontrollierte Ausgabestelle. Gehaltsabrechnungen, Patientenakten, Rechtsentwürfe und HR-Dokumente werden alle in dasselbe Fach gedruckt, wo Passant:innen sie einsehen können. Die authentifizierte Freigabe stellt sicher, dass nur Absender:innen den Ausdruck abholen.

Herstellerbindung durch herstellereigene sichere Drucklösungen

Viele Druckerhersteller bieten eigene sichere Drucklösungen an, doch diese funktionieren nur mit der jeweiligen Marke und speichern Druckaufträge meist lokal auf dem Gerät – zur lokalen Freigabe, nicht für echtes Follow-Me-Printing. Pull Printing, basierend auf Cloud-Printing, funktioniert markenübergreifend aus einer einzigen Warteschlange. So erhalten gemischte Druckerflotten echtes Follow-Me-Printing, ohne mehrere herstellerspezifische sichere Drucksysteme.

Papierverschwendung durch nicht abgeholte Druckaufträge

Doppelte Ausdrucke, versehentlich gesendete und vergessene Druckaufträge verbrauchen Papier, Toner und Energie. Mit Pull Printing wird ein Druckauftrag, der nie abgeholt wird, auch nie gedruckt. Diese Verschwendung entfällt sofort.

Falsche Dokumente am falschen Drucker

In geschäftigen Büros nehmen Mitarbeitende oft Seiten aus der Ablage, ohne zu prüfen, ob es ihre eigenen sind. Pull Printing verhindert das, denn nach der Authentifizierung einer Person werden nur deren spezifische Druckaufträge freigegeben. So kann nichts vermischt werden.

So authentifizieren sich Nutzer:innen am Drucker

Pull Printing erfordert, dass Nutzer:innen ihre Identität nachweisen, bevor Dokumente freigegeben werden. Die gängigsten Methoden sind:

Die Freigabe per QR code nutzt eine mobile App auf dem Smartphone der Nutzer:innen. Sie öffnen die App, wählen ihren Druckauftrag aus und scannen den QR code, der am oder in der Nähe des Druckers angebracht ist. Diese Methode benötigt keine zusätzliche Hardware außer einem ausgedruckten QR code-Aufkleber und eignet sich gut für Gäste und Besucher:innen ohne Firmenausweis.

Die Freigabe per RFID- oder NFC-Karte nutzt ein Kartenlesegerät, das am Drucker angebracht oder in ein Hub-Gerät integriert ist. Nutzer:innen halten ihren vorhandenen Firmenausweis, ihre Zugangskarte oder eine beliebige NFC-fähige Karte an das Lesegerät. Beim ersten Mal wird ein Aktivierungscode gedruckt, um die Karte mit dem Nutzerkonto zu koppeln. Danach reicht ein einziges Antippen, um alle ausstehenden Druckaufträge freizugeben.

Die PIN-Eingabe ist bei Druckern mit Touchscreen oder Tastenfeld möglich. Nutzer:innen geben eine numerische PIN ein, um sich zu authentifizieren und ihre Dokumente freizugeben. Diese Methode ist weniger verbreitet, aber nützlich in Umgebungen, in denen weder Smartphones noch Ausweise praktikabel sind.

Alle drei Methoden führen zum selben Ergebnis: Gedruckt wird erst, wenn die jeweilige Person physisch am Gerät steht und verifiziert ist.

Gesundheitswesen

Patientenakten, Rezepte, Laborergebnisse und Entlassungsberichte werden auf Stationen täglich dutzendfach auf gemeinsam genutzten Druckern ausgedruckt. Pull Printing stellt sicher, dass geschützte Gesundheitsinformationen nur an verifiziertes Klinikpersonal ausgegeben werden.

Rechts- und Finanzwesen

Verträge, Gerichtsakten, Finanzberichte und Compliance-Dokumente erfordern in jeder Phase eine kontrollierte Ausgabe. Pull Printing bietet den Audit-Trail und die Zugriffskontrolle, die in regulierten Umgebungen nötig sind.

Büroumgebungen

Gemeinsam genutzte Multifunktionsgeräte auf jeder Etage bedienen Personalabteilung, Finanzen, Marketing und die Geschäftsführung. Pull Printing verhindert, dass Abteilungen die Dokumente anderer einsehen, und beseitigt die Stapel nicht abgeholter Ausdrucke in den Ablagen.

Coworking Spaces

Mitglieder verschiedener Unternehmen teilen sich dieselben Drucker. Pull Printing sorgt dafür, dass die Dokumente jedes Mitglieds privat bleiben, und verhindert, dass sich Druckaufträge ansammeln, wenn sie vergessen werden — ein dauerhaftes Problem in gemeinsamen Umgebungen.

ezeep Cloud-Printing

Wie ezeep Pull Printing umsetzt

ezeeps Pull Printing hält Druckaufträge in der Cloud zurück und unterstützt sowohl die Freigabe per QR‑Code über die ezeep Mobile App als auch die Freigabe per RFID/NFC‑Karte über das Kartenlesegerät des ezeep Hub.

Es funktioniert mit Druckern aller Marken, ohne eingebettete Apps oder herstellerspezifische Middleware. Druckaufträge werden 72 Stunden lang aufbewahrt und automatisch gelöscht, wenn sie nicht abgerufen werden. Pull Printing ist in den Tarifen ezeep Business und Enterprise verfügbar.

Was ist Cloud-Printing?

Die Grundlagen: was Cloud-Printing ist, was es ersetzt und warum Unternehmen umsteigen.

Sicherheit beim Cloud-Printing

Wie Cloud-Printing Verschlüsselung, Authentifizierung und die Vertraulichkeit von Dokumenten handhabt.

Cloud-Printing-FAQ

Häufige Fragen zum Cloud-Printing, einschließlich Details zu Pull Printing.

Häufig gestellte Fragen

Bist du neugierig, wie das alles funktioniert? Hier erfährst du alles, was du über ezeeps Cloud-Printing-Lösung wissen wolltest!

Nein. Cloud-basiertes Pull Printing funktioniert mit jedem Netzwerkdrucker. Für die Freigabe per QR‑Code ist lediglich ein ausgedruckter QR‑Code‑Aufkleber auf dem Gerät erforderlich. Die RFID/NFC‑Freigabe erfordert ein Kartenlesegerät, das normalerweise angeschlossen wird an ein ezeep Hub und nicht an den Drucker selbst. Auf dem Drucker sind keine eingebetteten Apps, Firmware‑Änderungen oder herstellerspezifische Middleware erforderlich.

Ja. Das ist der „Follow‑Me“-Aspekt von Pull Printing. Nutzer:innen können einen Druckauftrag von ihrem Laptop im Hauptsitz senden und ihn an einem Drucker in einer Niederlassung freigeben, oder ihn von zu Hause aus senden und bei Ankunft im Büro abholen. Druckaufträge werden in der Cloud gespeichert und folgen den Nutzer:innen standort‑ und geräteübergreifend.

Nicht abgeholte Druckaufträge werden nach einer festgelegten Aufbewahrungsfrist – in der Regel 72 Stunden – automatisch gelöscht. Sie werden nie gedruckt, sodass es keine Papierverschwendung, keinen Tonerverbrauch und keine vertraulichen Dokumente gibt, die im Ausgabefach zurückbleiben. Diese automatische Bereinigung ist einer der wichtigsten Wege, auf denen Pull Printing die gesamten Druckkosten senkt..

Das Prinzip ist ähnlich, aber herstellerspezifische Secure-Print-Lösungen (wie HP PIN Printing oder Xerox Secure Print) erfordern integrierte Apps oder Firmware auf dem Drucker und funktionieren nur innerhalb des jeweiligen Marken‑Ökosystems. Cloud-basiertes Pull Printing funktioniert markenübergreifend mit jedem Drucker aus einer einzigen Druckwarteschlange, sodass Unternehmen mit gemischten Druckerflotten nicht für jeden Hersteller separate Secure‑Print‑Systeme bereitstellen müssen.

Branchenstudien zeigen, dass bis zu 30 % der gedruckten Seiten nie von gemeinsam genutzten Druckern abgeholt werden. Pull Printing beseitigt diese Verschwendung vollständig, da nicht abgeholte Druckaufträge gar nicht erst gedruckt werden. Unternehmen verzeichnen außerdem weniger doppelte Ausdrucke (wenn Nutzer:innen erneut drucken, weil sie ihren ersten Ausdruck nicht finden konnten) sowie versehentliche Ausdrucke.

Pull Printing: Definition

Wie Pull Printing in der Praxis funktioniert

Senden des Druckauftrags

Der Gang zu einem beliebigen Drucker

Authentifizierung und Druck

Die Probleme, die Pull Printing löst

Vertrauliche Dokumente in gemeinsam genutzten Druckerablagen

Herstellerbindung durch herstellereigene sichere Drucklösungen

Papierverschwendung durch nicht abgeholte Druckaufträge

Falsche Dokumente am falschen Drucker

So authentifizieren sich Nutzer:innen am Drucker

Wo Pull Printing die größten Vorteile bringt

Gesundheitswesen

Rechts- und Finanzwesen

Büroumgebungen

Coworking Spaces

Wie ezeep Pull Printing umsetzt

Tauche ein in die Welt von ezeep

Was ist Cloud-Printing?

Sicherheit beim Cloud-Printing

Cloud-Printing-FAQ

Häufig gestellte Fragen

Erfordert Pull Printing spezielle Hardware am Drucker?

Können Nutzer:innen Druckaufträge an einem anderen Ort als dem Sendeort freigeben?

Was passiert mit Druckaufträgen, die nie abgeholt werden?

Ist Pull Printing dasselbe wie Secure Print auf Geräten von HP oder Xerox?

Wie viel Papier spart Pull Printing tatsächlich?

Jedes Dokument wird abgeholt. Nichts bleibt zurück.

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