Rooftop Office | Anwenderbericht zum Cloud-Printing im Coworking

Rooftop Office ist ein Coworking Space in Berlin, der eine Lösung brauchte, bei der Druckzugriff, Scannen und Mitgliederabrechnung als ein einziges System funktionieren – ohne manuellen Abgleich durch Mitarbeitende. Mit ezeep, Lexmark und Nexudus in einem einzigen Workflow werden neue Mitglieder automatisch eingerichtet, jeder Druckauftrag automatisch erfasst und die Kosten erscheinen auf den monatlichen Rechnungen, ohne dass jemand eine Tabellenkalkulation anfassen muss.

Der erste Coworking Space, der Drucken, Scannen und Abrechnen durch einmaliges Antippen vereint

Stell dir vor, du betreibst einen Coworking Space mit 20 Unternehmen unter einem Dach. Da muss jeder gemeinsam genutzte Service reibungslos funktionieren. Drucken, Scannen und Kopieren sind da keine Ausnahme. Doch zu wissen, wer was gedruckt hat, dies korrekt abzurechnen und neue Mitglieder in Sekunden statt Minuten für den Druckzugriff freizuschalten, ist eine Herausforderung, die die meisten Coworking-Betreiber:innen gut kennen.

Die Herausforderung

Coworking-Betreiber:innen stehen vor dem ständigen Spagat zwischen dem Angebot professioneller Druckdienstleistungen und einem schlanken Betrieb. Wer hat was gedruckt? Wie rechnest du das korrekt ab? Und wie richtest du für jemanden den Druckzugriff in Sekunden statt in Minuten ein? Für Rooftop Office waren diese Fragen entscheidend. Das Team brauchte einen Workflow, bei dem neue Mitglieder sofort mit dem Drucken beginnen können, die Nutzung automatisch erfasst wird und die Abrechnung ohne manuellen Abgleich durch Mitarbeitende in die monatlichen Rechnungen einfließt.

Die Lösung

Rooftop Office setzte als erster Coworking Space die Release App von ezeep in Kombination mit einem Lexmark-Multifunktionsdrucker ein, vollständig integriert in die Workspace-Management-Plattform Nexudus. Diese Drei-Wege-Integration schafft einen einzigen Workflow, der Drucken, Scannen, Kopieren, Nutzerverwaltung und Abrechnung abdeckt.

Wird ein neues Mitglied in Nexudusangelegt, wird es automatisch und ohne manuelle Einrichtung in ezeep importiert. Zum Drucken, Scannen oder Kopieren tippt das Mitglied die Mitgliedskarte an das Lesegerät am Lexmark-Drucker.Die Authentifizierung erfolgt sofort. Jeder Druckauftrag wird automatisch erfasst und die Kosten fließen direkt in Nexudus ein, wo sie auf der monatlichen Rechnung des Mitglieds erscheinen.

Eine besonders hervorstechende Funktion ist das Scannen. Coworking-Manager:innen können eingehende Post für Mitglieder scannen, die nicht vor Ort sind. Die gescannten Dokumente werden automatisch den richtigen Nutzenden zugewiesen und in der ezeep-Verwaltung gespeichert. Kein Weiterleiten von E-Mails, keine manuelle Dateiverwaltung.

„Unsere Mitglieder merken sofort – dieser Coworking Space ist seiner Zeit voraus.“

Christina Hotzel

Office-Manager:in bei Rooftop Office

Das Ergebnis

„Dank ezeep können wir unseren gesamten Druckprozess intelligent verwalten, vom ersten Scan bis zur automatisierten Abrechnung mit nur einem Klick“, sagt Christina Hotzel, Manager:in bei Rooftop Office. „Und mit der Nexudus-Integrationfunktioniert alles reibungslos und transparent.“

Mitglieder verbinden sich problemlos mit dem Drucker und nutzen ihn. Betreiber:innen verfolgen und berechnen die Nutzung mühelos. Die Technologie bleibt dabei unsichtbar im Hintergrund.

Warum es wichtig ist

Für Betreiber:innen von Coworking Spaces, die prüfen, wie sie Druckmanagement in großem Maßstab umsetzen können, zeigt Rooftop Office, wie ein vollständig integrierter Workflow aussieht, wenn Nutzer:innenbereitstellung, Druckerauthentifizierung und automatisierte Abrechnung über eine einzige Verwaltungsebene zusammenarbeiten. Die Kombination aus der Lexmark-Integration von ezeep und der Partnerschaft mit Nexudus ist keine Theorie. Sie ist in diesem Space täglich im produktiven Einsatz.